1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal obținute de la clienții Asociației sau acordate de aceștia, este:
ASOCIA DRAGOMIR HOUSE
Adresa sediului social: Județ Ilfov, Oraș Popești Leordeni, Str. Eclipsei nr. 13;
Ne puteți contacta prin:
Adresa: Județ Ilfov, Oraș Popești Leordeni, Str. Eclipsei nr. 13;
Telefon: 0762 204 916 sau 0762 271 881
E-mail:date.personale@old.asociatiadragomirhouse.ro

În cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit “DRAGOMIR HOUSE” sau “Asociația”

2. General

Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază înfuncție de tipul de date care sunt prelucrate în cadrul Asociației. Unele date pot fi șterse imediat, iar altele trebuie să fie stocate până în momentul în care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate.
Există cazuri în care datele cu caracter personal sunt stocate o perioadă limitată de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementările legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel național sau la nivelul Uniunii Europene. În alte cazuri, termenele de stocare trebuie să fie stabilite de către fiecare organizație în parte, în funcție de activitatea acesteia, ținând cont de principiile de prelucrare a datelor prevăzute în cadrul Regulamentului UE679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”) Deoarece stabilirea de către Asociație, a termenelor de prelucrare și de retenție a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retenție este importantă pentru a se asigura că regulile implementate la nivelul Asociației privind stocarea datelor sunt aplicate în mod corect în întreaga organizație.
În orice caz, prevederile GDPR și ale Legii 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protecția Datelor, vorfi respectate de către Asociație în cadrul activităților de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.

3. Politica de stocare

Domeniul de aplicare al prezentei Politici acoperă toate datele Asociației, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de Asociație în mass-media, datele închiriate sau provenite din colaborările și parteneriatele contractuale, indiferent de locația (sediul Asociației sau punctul de lucru) în care aceste date sunt prelucrate.
Politica de stocare din cadrul DRAGOMIR HOUSE este un instrument care oferă garanția că cerințele GDPR, legile și reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate. Această Politică, se referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune stocarea acestora numai pentru o perioadă de timp necesară scopurilor pentru care datele sunt procesate. Politica de stocare (retenție) a datelor personale este destinată în primul rând ca o resursă favorabilă activității Asociației, care va aloca perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele Asociației, permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere a datelor personale într-o manieră consecventă și controlată.

4. Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție)

Prezenta Politică este aplicabilă persoanelor fizice în calitate de beneficiari ai DRAGOMIR HOUSE și respectiv susținătorii legali ai beneficiarilor, dar și reprezentanților partenerilor noștri contractuali atât în calitate de Operatori de date cu caracter personal în relație cu DRAGOMIR HOUSE sau în calitate de Persoane împuternicite de Operator, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor.
Stocăm și prelucrăm datele personale numai în cazurile în care ne-ați furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin contactarea Asociației prin orice mijloc de comunicare pus la dispoziție de noi, prin completarea unui formular de contact online sau prin semnarea unui Contract de încheiere și prestare de servicii.
În măsura în care aveți solicitări sau întrebări legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastră personale în cadrul Asociației, vă rugăm să ne contactați utilizând adresa de e-mail sau numerele de telefon sus menționate.

5. Motivele care justifică stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul DRAGOMIR HOUSE

Asociația nu își propune să adopte o abordare de genul “salvează totul”. Considerăm că o astfel de regulă nu este practică sau eficientă din punct de vedere al costurilor și ar reprezenta o povară excesivă pentru tot personalul Asociației și în special pentru departamentul IT care ar gestiona o cantitate tot mai mare de date. Cu toate acestea, anumite date trebuie să fie păstrate pe termen lung, pentru a proteja interesele Asociației, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau ștergerea datelor conform legii și a prezentei Politici, a datelor cu caracter personal prelucrate, dacă DRAGOMIR HOUSE consideră că este necesar și în general, pentru a ne conforma bunelor practici ale domeniului în care activăm. Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor în cadrul DRAGOMIR HOUSE, sunt următoarele:
• Prelucrarea unor date cu caracter personale speciale, considerate „sensibile”;
• Potențialele reclamații privind calitatea serviciilor sociale prestate de Asociație;
• Eventuale litigii;
• Investigarea accidentelor de muncă;
• Anchetă privind producerea unui incident de securitate;
• Reglementări legale;
• Siguranța proprietății intelectuale.

6. Perioadele de retenție (stocare)

Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate în tabelul de mai jos și se aplică tuturor formelor de prelucrare, adică pe format hârtie și/sau electronic, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta Politică.
a) Termene de stocare a datelor în relație cu beneficiarii și a susținătorilor sau reprezentanților legali ai acestora:

Termene de stocare a datelor aparținând reprezentanților partenerilor de afaceri ai Asociației:

Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale încadrul Asociației care nu se regăsesc specificate înprezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitarea dumneavoastră pe adresa de e-mail date.personale@old.asociatiadragomirhouse.ro sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispoziție în cadrul art. 1 și având în vedere condițiile stipulate în cadrul art. 4.

7. Planul de retenție

Tabelul care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele Asociației (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale beneficiarilor si după caz a susținătorilor legali ai beneficiarilor, este furnizat pentru fiecare categorie de activitate relevantă. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor prelucrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care prelucrările sau documentele individuale necesită o perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, DRAGOMIR HOUSE trebuie contactată pentru a discuta cerințele specifice de stocare.

8. Distrugerea datelor

Distrugerea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a Asociației de la data la care aceste date nu mai sunt utile. Distrugerea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor colectate în cadrul activității, ceea ce face ca gestionarea datelor și recuperarea acestora să fie posibilă și rentabilă.
Când perioada de retenție expiră, Asociația trebuie să distrugă în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, acesta/aceasta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor desemnat sau în lipsa acestuia, a managementului direct al Asociației, astfel încât o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică să poată fi luată în considerare. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile de la regulă vor fi stabilite doar de un membru decizional sau de personalul de conducere al Asociației.
Asociația îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date, dacă activitatea de eliminare a acestora încalcă prezenta Politică. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera dăunătoare pentru Asociație sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise.

9. Solicitările de ștergere a datelor

Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal trimițând un email pe adresa date.personale@old.asociatiadragomirhouse.ro în care trebuie să precizați următoarele:

Datele dumneavoastră de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al Asociației;
– Numele dumneavoastră;
– Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (încheierea unui Contract cu Asociația, imagine înregistrată de sistemul CCTV, campanii de promovare, etc.);
– Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergeți;
– Numărul total de înregistrări la care faceți referire și care trebuie șterse, daca informația este cunoscută.

Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este de o lună zile de la data transmiterii solicitării. În măsură în care, complexitatea solicitării dumneavoastră implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns, vom prelungi această perioadă fără a depăși încă o lună de zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării. În acest sens, un reprezentant al Asociației vă va comunica situația solicitării transmise.

În măsura în care solicitarea transmisă, se va soluționa după evaluarea acesteia în cadrul Asociației cu ștergerea datelor, vom trimite în atenția dumneavoastră un document care reprezintă punctul de vedere al Asociației cu privire la solicitarea transmisă și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații:
– Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate;
– Date care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul DRAGOMIR HOUSE de care acestea au aparținut;
– Numărul de înregistrări eliminate.

Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al DRAGOMIR HOUSE și va fi stocat în forma scanată și în format fizic (hârtie), pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele Asociației o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către Client pe adresa de mail furnizată, apoi va fi șters din arhiva e-mailului.
Dacă trimiteți în atenția noastră o solicitare în vederea accesului la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră personale în cadrul DRGOMIR HOUSE, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de Stocare a datelor, încercăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, DRAGOMIR HOUSE va furniza informațiile deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe care DRAGOMIR HOUSE ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.

10. Dezvoltare continuă

Politică noastră de stocare a datelor personale (retenție) poate fi modificată din când în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastră web și aduse la cunoștința dumneavoastră prin intermediul Site-ului Asociației sau prin informare directă utilizând mijloacele de comunicare pe care ni le-ați acordat inclusiv în acest scop.

© ASOCIAȚIA DRAGOMIR HOUSE – Versiune: aprilie 2019